Какие справки выдают при увольнении с работы сотруднику в бухгалтерии: должны ли быть бумаги о зарплате за два года, страховых взносах, доходах, нужна ли 2-НДФЛ?

Справка 2-НДФЛ оформляется работникам для предоставления в различные финансовые учреждения, но она же может понадобиться и при уходе с работы.

Без этого документа сложно обойтись при начислении новым работодателем определенных выплат, льгот и компенсаций.

Именно поэтому справка 2-НДФЛ при увольнении очень важна, но не все знают, на каких основаниях ее можно затребовать у нанимателя, а также какой именно период должен быть включен в бланк, и как он правильно оформляется.

Содержание

Документы, выдаваемые при увольнении

Процедура увольнения строго регламентируется законодательными нормами. При ее проведении, главное, произвести полный расчет с работником и выдать ему все причитающиеся документы на руки. Фактически стороны должны закрыть взаимные претензии друг к другу, чтобы впоследствии не поднимать документацию для решения дополнительных вопросов. Получение всех обязательных бланков на руки позволяет увольняемому в будущем сэкономить время на дополнительные поездки к бывшему нанимателю для получения не забранных ранее документов.

При расторжении трудового договора с сотрудником наниматель обязан в обязательном порядке выдать ему на руки:

  1. Трудовую книжку с записью о работе в данной организации.
  2. Медицинскую книжку, если таковая имелась.
  3. Документы об образовании, при условии, что их оригиналы хранились у нанимателя. Речь идет не о дипломах, а о сертификатах повышения квалификации, удостоверениях о полученных в процессе работы навыках и иное.
  4. Справку, которая позволит на будущей работе производить начисления по листкам нетрудоспособности в случае болезни работника.
  5. При сокращении сотрудника ему выдается справка для центра занятости.

По требованию самого увольняемого ему выдаются:

  1. Копии приказов о приеме и увольнении.
  2. Заверенные копии бланков о поощрениях и переводах.
  3. Справка о доходах за последние 12 месяцев по форме 2-НДФЛ.

Все бумаги требуют соответственного заполнения и заверения, наниматель обязан придерживаться установленных норм оформления.

Справка о доходах при увольнении

Справка о доходах при расторжении трудового договора не входит в пакет обязательных к выдаче бланков, но должна предоставляться по требованию самого увольняемого. К тому же ее можно затребовать даже после того, как договор расторгнут, отказать в ее выдачи организация не вправе, а подготовить документ необходимо в трехдневный срок.

Чтобы получить справку 2-НДФЛ вместе со всеми иными документами при увольнении, работнику не понадобится производить каких-то дополнительных действий. Теоретически он просто обязан оповестить о своем желании работодателя, просьба выражается кадровым служащим, бухгалтерам или самому руководителю. Устной формулировки должно быть достаточно для удовлетворения потребности.

Если по каким-то причинам наниматель отказывается от выдачи документа или, ссылаясь на свою занятость, отговаривает от ее получения, лучше подстраховать себя письменной просьбой.

Письменная просьба о подготовке бланка может выражаться в произвольной форме. Важно не то, как она будет составлена, а то, что она представляется.

При написании заявления следует соблюсти два важных пункта:

  1. В тексте прошения четко изложить свою просьбу, с указанием срока его подачи.
  2. Зарегистрировать бланк при подаче. Сделать это можно путем подачи его нанимателю напрямую или отправкой документа по почте заказным письмом.

При письменном прошении отказать в просьбе наниматель не сможет, согласно законодательным нормам.

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2 НДФЛ при увольнении позволяет подтвердить наличие официальных доходов за предыдущий период и показать, что подоходный налог был уплачен.

Этот документ может понадобиться:

  1. Для предоставления в налоговую инспекцию.
  2. При обращении к банковским организациям для оформления кредитных сумм.
  3. Для нового работодателя, чтобы подтвердить свои доходы и выплаты.

Новый наниматель может воспользоваться ею для:

  1. Расчета больничной компенсации.
  2. Произведение налогового вычета на детей.
  3. Начисление иных компенсаций и льгот.

Расширение границ требования данного документа не позволяет с уверенностью сказать, где может понадобиться бланк для каждого конкретного уволенного, поэтому лучше оформить его при увольнении, чтобы впоследствии не тратить время на его получение.

Правила оформления документа

Перед оформлением справки следует определиться с тем, какие именно финансовые сведения в нее необходимо включать. Чтобы не путаться с тем, какие суммы включаются, а какие исключаются из бланка, следует уяснить главное – прописываются только те сведения, которые подлежали налогообложению.

Нельзя учитывать такие материальные выплаты:

  1. Пособие, выплачиваемое при сокращении штатов или при ликвидации предприятия.
  2. Государственные компенсации за время в декрете и отпуске по уходу за ребенком.
  3. Компенсации за причиненный моральный или физический вред.
  4. Иные необлагаемые подоходным налогом суммы.

При заполнении самой формы указываются поэтапно следующие сведения:

  1. Год, за который предоставляются сведения.
  2. Порядковый номер бланка и дата оформления.
  3. Код налогового органа, куда поддаются сведения об уплаченном налоге.
  4. Реквизиты работодателя, как юридического лица.
  5. Сведения об увольняемом, его ФИО, ИНН, гражданство и адрес проживания.
  6. Налоговая ставка, по которой производятся отчисления.
  7. Доходы помесячно и итоговой суммой.
  8. Вычеты, произведенные в каждом месяце из начисленных сумм.

Справка заверяется главным бухгалтером предприятия и его директором. Подписи скрепляются печатью, после чего документ отдается на руки работнику.

Период, за который выдается справка

Для нового работодателя важны исчисления за текущий год, для расчета положенных вычетов и совокупного подоходного налога. Однако справка может быть выдана и за иные отрезки времени как меньшие, так и большие, все определяет цель, ради которой она собственно и берется.

Для получения кредита могут потребовать документ о расчетах за последний квартал или полугодие. Иногда бланк о доходах может быть затребован и иными бюджетными и небюджетными организациями, при этом каждая из них сама определяет требуемый период расчета.

Данный документ заполняется работодателем не только по требованию работника, но и ежегодно для отчетности в налоговые органы.

Справки при увольнении

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление. В течение трех дней с момента его регистрации в журнале входящей корреспонденции работодатель обязан предоставить сотруднику по его запросу копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении, а также выписки из личного дела, справки о зарплате и премиальных выплатах, сведения о взносах на социальное страхование и др. При этом работник имеет право не указывать целей использования этих бумаг (ст. 62 ТК РФ).

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Формы справок

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

  • Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
  • Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
  • В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
  • В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Это интересно:  Количество дней отпуска педагогических работников

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

  • От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
  • От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года. Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

  1. о зарплате;
  2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
  3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

  • Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
  • Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

  • Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
  • Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

  1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
  2. Данных о страховом стаже сотрудника;
  3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

  • С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
  • РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

  1. Расписка в получении документа;
  2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
  3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

  • Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
  • Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
  • Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

  1. Номер по порядку;
  2. Дата представления документа;
  3. Ф.И.О. заявителя;
  4. Вид документа (справка, копия и др.);
  5. Краткое содержание справки;
  6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

Выдача справки 2 НДФЛ при увольнении: учитываем особенности

Увольнение сотрудника выполняется на законодательном уровне. В первую очередь – это приказ, в котором указано, с какого времени и по какой причине работник увольняется. В этот день делают окончательный расчет и возвращают оформленную трудовую книжку. Также на руки выдают при увольнении справку по форме 2 НДФЛ, которая понадобится во время нового трудоустройства. Для чего выдают справку и особенности ее оформления рассмотрим в этом обзоре.

Для чего увольняемому нужна справка 2 НДФЛ

Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.

Справка понадобится в нескольких случаях:

  • На новом месте работы для исчисления средней оплаты труда при начислении по больничному листу, отпуска;
  • если физ. лицо зарегистрируется на бирже как безработный. Сведения из справки, выданной при увольнении, понадобятся для начисления пособия, расчет которого берется из среднего заработка за месяц по последнему месту работы;
  • при обращении в визовый центр или посольство для получения визы;
  • при обращении в кредитные организации за оформлением ссуды;
  • для получения средств из государственных фондов.

Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику

Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.

При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.

Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.

На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.

После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.

Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.

2 НДФЛ выдается за какой период

На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.

  • Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
  • для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.
Это интересно:  Недобросовестный истец в арбитражном процессе

Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.

У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.

Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.

Правила оформления документа

Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:

  • Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;

  • информация о получателе прибыли – физ. лице;
  • прибыль, подлежащая налогообложению;
  • вычеты, которые применены в отчетном периоде;
  • сумма прибыли и НДФЛ.

В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.

В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:

  • Фамилию, имя, отчество;
  • гражданство и статус как налогоплательщика;
  • место регистрации и место жительства;
  • паспортные данные.

Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты — социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.

Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.

В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.

За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.

К такому виду относятся:

  • Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
  • о страховых суммах в пенсионный фонд России;
  • о стаже работы в компании.

Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.

При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:

  • Сведения предоставляются только безвозмездно;
  • декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
  • не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.

Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.

Когда подавать 2 НДФЛ на уволенного в налоговую инспекцию

Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.

Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.

Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.

Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении

Пример заполнения 2 НДФЛ по физ. лицу, уволенный 23 июня.

Что делать, если ликвидировано предприятие

Если нужна декларация после увольнения, а предприятие ликвидировано и исключено из ЕГРЮЛ, приведем ряд решений для такой проблемы:

  • Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
  • также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.

ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.

Если в справке допущена ошибка

Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.

Заключение

Перечень необходимых справок при увольнении работника – выдача формы 2-НДФЛ, 182н и СЗВ-стаж

В день увольнения сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и расчет.

Также есть перечень дополнительных документов, выдаваемых работодателем в обязательном порядке, и часть справок, оформляемых по письменному заявлению увольняемого лица.

В настоящей статье разберемся, какие из справок нужно взять в организации при расчете, и зачем они могут потребоваться.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Это быстро и бесплатно!

Какие должны выдать по месту работы сотруднику?

Работники при увольнении могут запросить у работодателя любую необходимую справку.

Перечень справок, выдаваемых при увольнении работника (как по собственному желанию, так и по иному основанию):

  • о зарплате за два года для расчета больничных пособий на следующем месте труда (форма 182-Н);
  • о среднем заработке для расчета пособия в центре занятости;
  • по форме 2-НДФЛ об уплаченном подоходном налоге и предоставленных вычетах;
  • по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 расчета по страховым взносам сотрудников и СПВ-2 (при увольнении по причине выхода на пенсию).

Обязан ли работодатель оформлять для работника?

Работодатель обязан в день увольнения сотрудника выдать ему определенный пакет документов.

Обязательной документацией к выдаче являются трудовая книжка, справка по форме 182-Н для расчета пособий, справка о пенсионных отчислениях и страховых взносах, 2-НДФЛ о доходах и удержанном налоге с них.

Остальные необходимые справки выдаются сотруднику по его письменному заявлению не позднее 3 дней.

Выдача бухгалтерией формы 182н

Справка 182-Н представляет собой документ с обозначением доходов, учитываемых для расчета пособий по социальному страхованию за два года. То есть форма 182н нужна для расчета средней заработной платы для пособия по больничному листу.

Не исключено, что по новому месту труда работник будет болеть или пойдет в декрет.

Поэтому, если такую справку сотрудник не предоставит в организацию до сдачи больничного листка, пособие ему будет начислено из расчета МРОТ. Соответственно, он потеряет в деньгах и скорее всего существенную сумму.

Предположим, человек увольняется в декабре 2017 с одного места труда и сразу трудоустраивается на другое. В феврале 2018, он заболевает.

При увольнении работодатель должен выдать такую форму при увольнении без заявлений сотрудника.

Образец заполнения

Скачать бланк 182н – word

Скачать образец заполнения справки о заработной плате для расчета больничного пособия за 2 года форма 182н – word.

Такой документ не имеет ограничений во времени использования и предоставляется в организации только один раз. На ее основании в программу вносятся необходимые данные, и пособия будет считаться автоматически.

Сотруднику рекомендуется проследить, внесены ли данные сотрудником бухгалтерии, так как они значительно влияют на сумму пособия.

Нужно ли взять 2-НДФЛ?

Такая форма включает информацию о доходах за отчетный год.

Она содержит сведения о начисленных работнику суммах заработной платы, налогооблагаемой базе, предоставленных вычетах и суммах начисленных и уплаченных налогов с дохода.

Бланк 2-НДФЛ понадобится работнику для предоставления налогового вычета по новому месту труда.

Это актуально, если у человека есть дети или право на иные виды налоговых вычетов.

Для получения вычетом на новом месте работы, он пишет заявление и предоставляет справку с начала года по форме 2-НДФЛ.

Также такой документ потребуется, если человек планирует подавать декларацию в налоговую инспекцию на имущественные, социальные или стандартные вычеты в ИФНС.

К примеру, человек увольняется в августе месяце, а за месяц до этого он приобрел квартиру. В начале следующего года он вправе подать декларацию на возврат НДФЛ, в этот момент справка ему и понадобится.

Та сумма налога, которая указывается в 2-НДФЛ в качестве уплаченной в бюджет, подлежит возврату заявителю.

Такая форма выдается по заявлению работника.

СЗВ-стаж для уволенных сотрудников

Форма СЗВ-СТАЖ действует с 2017 года. Она включает данные о перечисленных за сотрудника страховых взносах и выдается работникам без специального запроса непосредственно в день расчета.

При невыдаче такого документа работодатель рискует оказаться привлеченным к ответственности в форме штрафной санкции.

Пример заполнения:

Что делать, если не дают?

Работодатель обязан выдать в день расчета сотрудника все документы, связанные с его трудовой деятельностью. Об этом гласит ст. 62 ТК РФ.

Это интересно:  Лизинг грузовых авто для физических лиц без первоначального взноса

Часть документов выдается без заявления увольняемого лица, а для выдачи некоторых бумаг работнику придется делать письменный запрос.

Если работодатель не желает выдать справки сотруднику, его разрешается привлечь к ответственности.

При этом для отказа в выдаче не существует уважительных причин.

Когда организация отказывает выдавать положенные документы, работник может использовать два способа воздействия:

  1. Написать письменный запрос и зарегистрировать его у секретаря. На экземпляре работника секретарь проставит отметку о принятии.
  2. Направить письменный запрос через почту, заказным письмом с уведомлением о вручении.

Если через три дня после получения работодателем заявления требуемые справки изготовлены не будут, сотрудник вправе:

  • подать жалобу в трудовую инспекцию;
  • написать жалобу в прокуратуру.

Разрешается подать претензию в обе указанные инстанции одновременно. Они проведут проверку работодателя по поводу нарушения закона о труде.

Подать жалобу в трудовую инспекцию или прокуратуру разрешается лично, через официальные сайты или почтой.

В такого вида претензиях рекомендуется сразу конкретно прописывать факт правонарушения. К примеру: «Прошу привлечь организацию за нарушение трудового законодательства к административной ответственности и выдать предписание о выдаче мне необходимых справок».

Если нарушение допущено впервые, ему вынесут предупреждение, или будет наложен минимальный размер штрафной санкции. При повторных нарушениях организацию ждут внушительные штрафы.

Срок оформления по ТК РФ

По заявлению работника необходимые справки или копии документов должны выдавать в течение трех дней.

Обычно, проблем с выдачей не возникает. Однако, при нарушениях, всегда можно написать жалобу на организацию.

Полезное видео

В течение какого срока работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, подробно рассказано в данном видео:

По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:

  • Компания обязана выдать увольняемому лицу в день увольнения справку 182-Н, о пенсионных отчислениях. Остальные документы выдаются организацией в течение трех дней после подачи ему письменного заявления.
  • При нарушении ТК РФ и отказе в выдаче справок в положенные сроки, работодателя можно привлечь к ответственности. Разрешается подача жалоб в трудовую инспекцию и прокуратуру.
  • Дополнительные справки, выдаваемые работникам при увольнении: 2-НДФЛ, о среднем заработке для центра занятости и др.
  • Форма документа 182-Н нужна для расчета пособия по больничным листам по новому месту труда.
  • 2-НДФЛ нужна для предоставления вычетов.
  • Справки о пенсионных отчислениях отражают данные по перечисленным в ПФ взносам на увольняемого работника.
  • Справка СЗВ-СТАЖ отражает стаж работника по месту труда.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

Какие справки должны выдать работнику при увольнении с работы

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Основные документы, получаемые при прекращении трудовых отношений

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

  • копия приказа об увольнении;
  • трудовая;
  • сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

  1. 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
  2. О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
  3. Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

  • о заработке за 2 года;
  • перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
  • периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2018 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

  1. Получение расписки в получении.
  2. Подпись на самом документе.
  3. Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Статья написана по материалам сайтов: znatoktruda.ru, vse-o-trude.ru, ndflexpert.ru, azbukaprav.com, trudovie-prava.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector